우리가 "Asana"를 고른 이유

"저희 프로젝트 관리가 좀 안되는 것 같습니다"

 

안녕하세요, "회기동 막걸리"에서 사업 부분 PM을 맡고 있는 박주영입니다. 

저는 기본적으로 동아리와 저희가 진행하는 프로젝트가 깔끔하게 돌아가게끔 윤활유 같은 역할을 하고 있습니다.

그런 저에게 "프로젝트가 관리가 잘 안되는 것 같다." 라는 문장은, 사실, 그 어떤 문장 보다도 괴로운 문장입니다.

"청천벽력"과 같은 한마디

사실 전조는 있었습니다.

1학기 때 들어온 신입 부원들은 아직 자신이 맡은 업무에 대한 제대로된 인식이 부족한 편이었고, 먼저 있던 선임 부원들은 각자 자신의 기존 업무만 하기에도 벅찼기 때문입니다.

이러한 상황에서 저희 PM팀은 무언가 특단의 조치가 필요하였습니다. 그저 사람들에게 "조금만 더 열심히 하자"라는 1차원적인 응원 보다 구조적으로, 환경적으로 바꿀 수 있는 것을 찾는 것이 중요했습니다.

 

그래서 저희는 보다 근본적인 해결방안으로 "협업툴", 혹은 프로젝트 관리 프로그램 (Project Management Program)을
도입 하기로 하였습니다. 

 

1. 협업 툴이 왜 필요한대? 이미 있잖아?

사실 대부분의 업무를 온라인으로 진행하는 "회기동 막걸리" 특성상 사실 저희는 이미 협업 툴이 있었습니다.

바로 노션 (Notion)이었죠.

노션을 이용해 업무를 단계별로 세분화 하고, 문서 아카이브를 통해 필요한 문서들을 축적한다.

 

저희는 노션을 개조하여 꽤나 훌룡한 업무 관리 툴을 만들었습니다. 

팀별로 페이지를 나누고, 각 페이지에 업무를 단계별로 설정하여 생성할 수 있게 만들었죠.

또한, 이렇게 생성된 업무에 데드라인과 담당자를 지정할 수 있게끔 만들었습니다.

 

하지만, 이러한 노션에도 근본적인 단점은 존재 하였습니다.

노션으로 업무를 진행하면, 전반적인 프로젝트의 진척도와 같은 정보를 확인이 불가능하였고, 팀원들이 여러 세부적인 기능들을 숙지해야지만 제대로된 업무가 진행되었습니다. 그렇지 않은 경우도 있었고요.

 

바로 노션은 결국 프로젝트 관리를 가능하게끔 도움을 주지만 절대 그 용도로 대처가 안된다는 것..

저희는 노션이라는 도화지에 그림을 그려 억지로 프로젝트 관리툴을 만든 것이지, 절대로 전문적인 협업 툴에 비할 바는 아니라는 것이었습니다.

 

2. 왜 Asana 인가?

사실 협업 툴은 많습니다. 아니, 여러 협업툴을 보면서 이번에 생각보다 많다는 것을 깨달았어요.

사실 저희는 처음 부터 Asana를 염두해 두고 있었습니다. 뭐 사실 동아리장님이 먼저 가져오셨습니다만, 아예 다른 대안을 안찾아보지는 않았습니다.

밝혀지는 그날의 진실

 

Asana외에도 우리가 찾은 것들은 꽤 있습니다. 그들을 간략하게 나열하자면:

• 슬랙 (Slack): 메신저 위주의 업무용 협업툴, Discord 와 유사하며, 채널, 채팅방 생성을 통해 원활한 소통과 유연한 대처가 가능하다. 주로 빠르고 잦은 업무에 적합하다. 다만, 규모도 작고, 작은 업무들을 1주에 한번씩 진행하는 동아리 특성과 맞지 않는다.
• MS 팀즈, 오피스 365: 팀즈는 슬랙과 비슷한 메신저 업무 협업툴이라 탈락, 오피스 365와 연계가 장점이나, 게임 개발 특성상 오피스 소프트웨어를 자주 사용하는 것이 아니기때문에 동아리 특성과 맞지 않는다.
• 네이버 웍스 : 친숙한 UI, 네이버라는 이름 밸류, 접근성, 그러나 메신저 위주의 협업툴이라 최종적으로 맞지 않는다고 판단하였다.
• 트렐로 (Trello): 비쥬얼 프로젝트 관리 툴, 노션으로 사용하던 거의 대부분의 기능과 그 이상을 가지고 있다. Asana와 가장 비슷한 역할을 하는 프로젝트 관리 툴로서, 동아리에게 필요한 업무를 구체화 한다는 점에서 가장 이상적이었다.

이러한 협업툴 속에서 저희는 결국 Asana를 골랐습니다. 

저희가 보았을때 당장 Asana의 주요 장점은 다음과 같았습니다:

 

Asana의 장점:

아사나에서 업무를 시각화 하는 방법, 내가 하는 업무가 어느 위치에 있고, 그 중요도를 알 수 있다,

• 프로젝트 가시화: 아사나에서는 기존의 노션과 같이 팀과 역할에 맞추어 업무를 배분할 수 있습니다. 여기에 추가로 자신이 하는 프로젝트의 하위 업무는 무엇인지, 상위 업무는 무엇이며 이러한 업무가 어떠한 역할을 하는지 직접 볼 수 있습니다.

타임라인에 내 업무가 어떤 일과 종속 되어 있는 지 알 수 있다.

• 업무 종속 관계 진행: 저희 업무 특성상 상위의 업무가 진행되어야 이후의 업무가 진행되는 경우들이 있습니다. 예를 들어 개발 팀은 기획 팀의 기획 업무가 끝나야 비로소 그것을 기반으로 개발에 들어갈 수 있죠. 이것 처럼 서로의 종속이 필요한 업무들을 묶음으로서 내 업무를 누가 같이 하는 지, 무엇이 필요한지, 도움이 필요할 때는 어디에 물어보면 되는 지 등 다양한 업무에 필요한 정보를 얻을 수 있습니다.

아무리 규모가 작은 조직이어도 꼭 필요하다

• 개인 별 업무 확인 가능:  아무리 동아리어도 개인이 자신의 업무가 무엇인지 기억하기 힘들다. 자기가 지난 주에 어떠한 업무를 맡았고, 과거에 어떠한 업무를 맡았는지만 알아도 충분한 경우가 있다. 이러한 사람, 상황들을 위해 개인 별로 자신의 업무를 확인 할 수 있다.

3. 도입 후, 우리의 목표

저와 저희 PM팀은 Asana 도입을 위해 포트폴리오를 개설하고, 세부적인 프로젝트들을 개설하며 업무를 진행하는 준비를 마쳤습니다.

 

이후 저희는 Asana의 기능들을 써가면서 최적의 프로젝트 진행을 위해 앞으로 Asana를 써나갈 예정입니다.

이러한 과정에서 저희는 저희 팀원들이 보다 간단하고, 주도적으로 업무를 진행할 수 있게 바꿔나갔으면 하는 바램에 이러한 협업툴을 도입합니다.

메시지가 아니라 이메일을 보내는 메신저 기능, 차라리 카톡이 낫다.

물론, Asana에는 그닥 쓸모없는 기능들이 존재하긴 합니다만, 그럼에도 불구하고 저희가 이러한 툴을 사용하고 나서 유의미한 결과가 있길 바라는 바입니다.

 

 

그럼, 추후 프로젝트를 관리하며 Asana에 대한 피드백과 함께 돌아오겠습니다. 읽어주셔서 감사합니다!