동아리 하나에 협업툴이 네 개였어요. 관리 포인트를 줄이려고 회의록과 전자결재를 직접 만들었고요. 자체 협업 플랫폼 HGM_WorkSpace를 왜, 어떤 순서로 만드는지 남기는 첫 기록이에요.
1. 들어가며
안녕하세요, 회기동 막걸리 인프라팀장 박민아예요.
지난 Founder's Note 5월호에서 회장님이 HGM_WorkSpace 회의록의 첫 배포 소식을 짧게 전했어요.
그 실무를 맡은 게 인프라팀이고요. 이제 이 프로젝트를 처음부터 풀어보려고 해요.
이 글은 개발일지 본편에 앞선 0편이에요.
왜 직접 만들기로 했는지, 지금 어디까지 왔는지, 앞으로 무엇을 보여줄지를 담았어요.
자체 협업 플랫폼을 만드는 과정을 다루는 개발일지 본편은 #01부터 시작할 예정이니 궁금하다면 이 시리즈를 따라와 주세요~
2. 왜 직접 만들게 됐나요
우리 동아리는 노션, 아사나, 구글 드라이브, 디스코드를 함께 써 왔어요.
결재나 공지 같은 업무는 카카오워크로 처리했고요.
각각은 좋은 도구죠. 문제는 넷을 동시에 굴릴 때부터였어요.
새 부원이 들어올 때마다 도구별 접근 권한을 따로 챙겨야 했어요.
"그 자료 어디 올렸더라?" 하고 찾는 데만 한참 걸리기도 했고요.
관리해야 할 지점이 너무 많다는 게 인프라팀 입장에서 가장 큰 부담이었어요.
여기에 카카오워크가 가격 정책을 바꾸면서 계속 쓰기 어려워졌어요.
메신저는 대체할 수 있지만, 결재 기능을 어디선가는 대체해야 하는 상황이 된 거예요.
흩어진 접근과 관리를 한곳으로 모으자.
관리 포인트를 줄이고 운영을 가볍게 만드는 것, 그게 HGM_WorkSpace의 목표예요.
3. 가장 어려웠던 건 "무엇을 만들 것인가" 였어요
만들기로 정한 뒤 가장 막막했던 건 "동아리가 진짜 필요로 하는 게 뭔지"를 정하는 일이었어요.
우리가 병목이라 짚은 지점과 부원들이 실제로 불편해하는 지점은 다를 수 있어요.
임원진과 운영팀이 필요로 하는 기능도 또 다르고요.
그래서 인프라팀이 큰 틀과 기본 요구사항을 먼저 잡고, 설문조사와 운영팀과의 협업으로 우선순위를 조정했어요.
그 결과 2026년 8월까지의 개발 순서를 이렇게 잡을 수 있었어요.
| 순서 | 기능 | 먼저 만든 이유 |
| 1 | 회의록 | 회의에서 실제로 가장 많이 쓰임 |
| 2 | 전자결재 | 카카오워크 이탈로 생긴 공백 |
| 3 | 회원·권한 관리 | 신규 모집 시기의 운영 효율 |
기능을 나열해 놓고 위에서부터 만든 게 아니에요.
지금 이 시점에 가장 필요한 것을 기준으로 범위와 순서를 정했어요.
4. 지금까지 온 곳
회의록과 전자결재는 이미 개발을 마치고 배포까지 끝냈어요.
먼저 회의록은 녹음한 회의를 자동으로 요약해 줘요. 파트·팀·작성자별로 정리해서 볼 수 있고요.
전자결재는 기안(결재를 요청하는 문서) 작성부터 결재선(승인받을 사람의 순서) 관리, 상신·승인·반려까지 처리해요.
카카오워크로 하던 결재를 이제 HGM_WorkSpace 안에서 끝내요.
지금은 다음 신규 모집을 준비하며 회원·권한 관리 기능을 개발하고 있어요.
5. 앞으로 이 시리즈에서
이 시리즈에서는 Hgm_Workspace가 만들어지는 과정을 하나씩 기록할 거예요.
완성된 결과만 보여주는 게 아니라, 무엇을 어떤 순서로 정했고 어디서 막혔는지까지 담으려고 해요.
Hgm_Workspace가 동아리의 협업을 어떻게 바꿔 나가는지, 그 과정을 여기서 함께 지켜봐 주세요.
HGM_WorkSpace에서 어떤 기능의 뒷이야기가 궁금하신가요?
"이 부분이 궁금하다", "이런 이야기가 보고 싶다" 하는 게 있으시면 댓글로 남겨주세요.
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